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Notes de frais

Précision fonctionnelle

Cette page couvre les notes de frais personnelles (repas, déplacements, achats remboursables), une fonctionnalité du module Comptabilité (app.jigi.accounting.expense). Il ne faut pas la confondre avec les demandes de fournitures (app.jigi.supplies), qui concernent la commande de matériel/consommables au nom de l'entreprise auprès de fournisseurs — un circuit distinct documenté dans le Guide Achats & Prestataires.

À quoi ça sert

Ce module vous permet de soumettre une dépense professionnelle que vous avez avancée personnellement (repas, déplacement, fourniture ponctuelle…) afin d'obtenir son remboursement, et de suivre son statut jusqu'au virement.

Prérequis

Prérequis

  • Modules sous licence : ACCOUNTING
  • Permissions : accounting.expense.own, accounting.expense.manage
  • Rôles : EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT, CFO, ORG_ADMIN

Comment ça marche

Soumettre une note de frais

  1. Ouvrez Notes de frais dans le menu (/dashboard/accounting/expense-claims).
  2. Cliquez sur Nouvelle note de frais en haut à droite. Un panneau latéral s'ouvre avec le formulaire :
    • Description (obligatoire, ex. « Taxi client Paris »),
    • Montant (obligatoire, en euros, 2 décimales),
    • Date de la dépense (pré-remplie à la date du jour),
    • Catégorie : Autre, Déplacement, Repas, Fournitures.
  3. Validez avec Nouvelle note de frais (bouton de soumission). La note apparaît immédiatement dans l'onglet Mes notes avec le statut SUBMITTED (Soumise).
  4. Basculez entre l'onglet Gestion (vue manager/comptabilité, si vous avez les droits) et l'onglet Mes notes (vos propres notes) via les onglets en haut du tableau.

Suivre le remboursement

  1. Le tableau affiche pour chaque note : description, catégorie, date, montant, statut.
  2. Le cycle de vie d'une note de frais suit ces statuts, dans l'ordre :
    • Soumise (SUBMITTED) : en attente de validation par votre manager/comptabilité.
    • Validée par le manager (MANAGER_APPROVED) : approuvée, en attente de programmation du paiement.
    • Paiement programmé (PENDING_PAYMENT) : une date de virement a été planifiée.
    • Remboursée (REIMBURSED) : le virement (ou paiement en espèces) a été effectué.
    • Rejetée (REJECTED) : la note n'est pas remboursée ; contactez la personne ayant traité votre demande pour connaître le motif.
  3. Vous n'avez pas d'action à effectuer sur une note en cours de traitement — le statut évolue automatiquement au fil du traitement par la comptabilité ou votre manager.

Qui peut faire quoi

Permission requise Rôles concernés
accounting.expense.own EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT, CFO, ORG_ADMIN
accounting.expense.manage EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT, CFO, ORG_ADMIN
Action Permission requise Qui l'a typiquement
Soumettre et consulter ses propres notes de frais accounting.expense.own Tout employé
Consulter toutes les notes, approuver/rejeter, programmer le paiement, marquer comme remboursée accounting.expense.manage Comptabilité / managers habilités

Détails techniques

Détails techniques
  • Backend : module app.jigi.accounting.expense, ExpenseClaimController (/accounting/expense-claims), protégé par le module d'abonnement ModuleType.ACCOUNTING (@RequiresModule).
    • GET /my-claims (accounting.expense.own) : mes notes.
    • POST / (accounting.expense.own) : soumission.
    • GET / (accounting.expense.manage) : notes en attente de paiement, vue gestion.
    • POST /{id}/approve, /reject, /schedule-payment, /mark-reimbursed (accounting.expense.manage).
  • Entité : ExpenseClaim (catégorie en VARCHAR(30), défaut OTHER).
  • Migration : V174__accounting_expense_claims.sql.
  • Frontend : frontend/src/app/(dashboard)/dashboard/accounting/expense-claims/page.tsx — tableau à onglets (Gestion / Mes notes), panneau latéral (Sheet) de soumission, panneau de remboursement avec choix du mode de paiement (virement / espèces) et note libre.

Cas d'erreur et FAQ

Quelle est la différence entre une note de frais et une demande de fournitures ? La note de frais rembourse une dépense que vous avez avancée personnellement. La demande de fournitures commande du matériel directement au nom de l'entreprise, sans avance de votre part — voir le Guide Achats & Prestataires.

Puis-je joindre un justificatif (ticket, facture) à ma note de frais ? Le formulaire actuel ne propose pas de pièce jointe ; conservez vos justificatifs papier ou numériques en cas de contrôle, selon la politique de votre société.

Ma note de frais est restée au statut « Soumise » plusieurs jours, que faire ? Rapprochez-vous de votre manager ou du service comptabilité, qui doit l'approuver avant programmation du paiement.

Comment savoir quand je serai remboursé ? Une fois la note au statut « Paiement programmé », le remboursement est prévu à la date que la comptabilité a définie ; le statut passe à « Remboursée » une fois le virement effectué.

Puis-je modifier une note de frais déjà soumise ? Non, il n'existe pas de fonction d'édition après soumission. En cas d'erreur, signalez-le à la personne en charge de la validation pour qu'elle la rejette, puis soumettez une nouvelle note corrigée.

Voir aussi