Je veux préparer les fiches de paie¶

Objectif¶

Faire vivre un cycle de paie de bout en bout : le cycle est créé pour un mois, les salaires et cotisations sont calculés automatiquement pour tous les contrats actifs, le cycle est validé, les bulletins PDF sont générés, le paiement est marqué, puis le mois est clôturé et chaque salarié consulte son propre bulletin.

Avant de commencer¶

Prérequis

Modules sous licence : ACCOUNTING
Rôles : HR_MANAGER, ACCOUNTANT, EMPLOYEE
À faire avant : paie

[ ] Le module ACCOUNTING est inclus dans la licence de votre abonnement (le module Paie fait partie de la comptabilité).
[ ] Chaque salarié du mois à payer a un contrat ACTIVE avec un salaire brut renseigné sur le contrat — les contrats signés mais non activés, et les contrats à salaire zéro, sont exclus du calcul de paie (voir Contrat & onboarding et Employés & contrats).
[ ] Le mois à payer est libre : aucun cycle de paie n'existe encore pour cette période (un second cycle sur le même mois est refusé), et sa période fiscale est Ouverte — un mois clôturé en comptabilité refuse la validation du cycle (voir Comptabilité générale).
[ ] Votre rôle porte accounting.manage : seuls ADMIN et HR_MANAGER pilotent les cycles de paie. Un comptable (ACCOUNTANT) est en lecture seule sur ce module.
[ ] Les congés du mois sont réglés avant le calcul : les congés non payés approuvés sont déduits du salaire, les congés payés ne déduisent rien, et les congés en attente ou refusés ne comptent pas (voir Congés).

Étapes¶

RH : ouvrez Comptabilité → Paie (/dashboard/admin/accounting/payroll) et cliquez sur + Nouveau cycle ; renseignez la période (mois/année) puis validez. Le cycle est créé au statut Brouillon, sans aucune ligne tant que le calcul n'a pas été lancé. Voir Paie. { #step-creer-cycle }
RH : sur la fiche du cycle, ajoutez d'éventuelles entrées variables (primes, retenues) pour les salariés concernés, puis cliquez sur Calculer. Les lignes de paie apparaissent : brut ajusté, cotisations salariales et patronales, impôt progressif sur le revenu et net à payer. Le calcul tient compte des heures supplémentaires approuvées (125 % et 150 %) et des congés non payés du mois. Tant que le cycle est en Brouillon, un re-calcul est possible et le cycle peut encore être supprimé. { #step-calculer }
RH : cliquez sur Valider une fois les montants vérifiés : le cycle passe à Validée et ses montants sont figés — aucun retour en arrière possible après cette étape. { #step-valider }
RH : cliquez sur Générer bulletins : les bulletins de paie PDF individuels sont produits pour chaque salarié du cycle et un lien de téléchargement apparaît sur chaque ligne. Aucun email n'est envoyé à cette étape : chaque salarié découvre son bulletin en le consultant. { #step-generer-bulletins }
RH : téléchargez le fichier de virement bancaire (Virements CSV ou Virements SEPA) pour le transmettre à votre banque, puis cliquez sur Marquer payé et confirmez la date de paiement : le cycle passe à Payée. { #step-marquer-paye }
RH : cliquez sur Clôturer : le cycle passe à Clôturée et le mois est définitivement verrouillé. Le bouton Afficher l'écriture comptable révèle l'écriture de journal enregistrée automatiquement pour le cycle. { #step-cloturer-cycle }
Employé : ouvrez Mes bulletins de paie : votre bulletin du mois est listé et téléchargeable en PDF dès qu'il a été généré. L'espace self-service ne montre jamais le bulletin d'un autre salarié, quel que soit votre rôle. { #step-consulter-bulletin }

Ce qui se passe ensuite¶

Après validation : le cycle est figé et plus aucune modification n'est possible ; l'écriture comptable du cycle est générée automatiquement (préfixe de pièce PAI-) et consultable via Afficher l'écriture comptable (voir Comptabilité générale).
Paiement : une fois le cycle payé, les boutons Virements CSV/SEPA restent disponibles pour récupérer le fichier bancaire ; un second paiement est refusé.
Aucune notification automatique : la génération des bulletins n'envoie pas d'email — c'est le salarié qui consulte son bulletin quand il le souhaite.
Les congés : les congés non payés approuvés dans le mois sont déduits de la paie, au prorata des jours ouvrés ; un congé étalé sur deux mois est déduit sur chaque mois concerné, sans double comptage.
Après clôture : un cycle ne peut ni être recalculé, ni être rouvert ; un nouveau cycle sur le même mois est refusé (already exists).

Résultat attendu¶

Le cycle de paie du mois est Clôturé après avoir été calculé, validé, généré en bulletins et marqué payé ; chaque salarié actif du mois a son bulletin PDF généré et téléchargeable dans son espace, et l'écriture comptable de paie est visible dans le journal.

Erreurs fréquentes¶

« Only VALIDATED runs can be marked as paid » quand vous payez. Le cycle n'a pas été validé : la validation est obligatoire avant le paiement. De même, « Only PAID runs can be closed » indique qu'il faut marquer le cycle payé avant de le clôturer, et « Only DRAFT runs can be validated » qu'un cycle déjà validé ne se revalide pas.

« Période comptable clôturée » à la validation du cycle. La période fiscale du mois a été clôturée en comptabilité. Réouvrez-la depuis Comptabilité → Périodes fiscales (permission accounting.validate), puis revalidez le cycle.

« Payslip has not been generated yet » quand un salarié tente de télécharger son bulletin. Les bulletins n'existent pas encore : générez-les (Générer bulletins) avant toute consultation, ce qui demande un cycle validé.

Vous êtes comptable (ACCOUNTANT) et ne voyez aucun bouton de calcul, validation ou paiement. La gestion des cycles de paie nécessite accounting.manage, une permission que le rôle ACCOUNTANT ne détient pas — seuls ADMIN et HR_MANAGER pilotent la paie ; le comptable consulte les cycles en lecture seule (voir Paie).