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Je veux recruter quelqu'un

Objectif

Mener un recrutement de bout en bout : la demande de personnel passe ses deux validations, l'offre est publiée, un candidat extérieur postule et passe un entretien, puis une lettre d'offre est émise, validée en interne et acceptée — sans que le candidat ait jamais eu de compte sur votre instance.

Avant de commencer

Prérequis

  • Modules sous licence : RECRUITMENT, HR
  • Rôles : HR_MANAGER, RECRUITER, MANAGER
  • À faire avant : recrutement
  • [ ] Le module RECRUITMENT est inclus dans la licence de votre abonnement.
  • [ ] Un recruteur (RECRUITER), un chef de département et un approbateur RH (HR_MANAGER) existent et sont des utilisateurs actifs.
  • [ ] Le workflow JOB_REQUISITION est configuré et actif : première étape validée par le chef du département du demandeur, seconde par un approbateur RH (voir Workflows d'approbation).
  • [ ] Le département à recruter existe déjà (voir Organisation).
  • [ ] Si vous voulez valider les lettres d'offre en interne : un workflow OFFER_LETTER actif, dont la première étape est le manager direct de l'auteur de la lettre et la seconde le RH par défaut du tenant.

Étapes

  1. RH : ouvrez Recrutement → Demandes de personnel et cliquez sur Nouvelle demande ; renseignez l'intitulé, le département, la justification, la priorité, le type de contrat visé et la fourchette de salaire. La demande est enregistrée en Brouillon, avec une référence. Voir Recrutement. { #step-creer-demande }
  2. RH : cliquez sur Soumettre : la demande passe en PENDING_APPROVAL et déclenche le workflow d'approbation. Tant qu'elle est en brouillon, vous pouvez encore la modifier ou la supprimer librement. { #step-soumettre-demande }
  3. Manager : le chef du département du demandeur approuve la première étape, depuis Approbations ou la notification reçue. La demande reste PENDING_APPROVAL en attendant la seconde étape. Le demandeur ne peut jamais approuver ni refuser sa propre demande : le moteur le refuse. { #step-validation-departement }
  4. RH : l'approbateur RH assigné par le moteur approuve à son tour ; la demande passe à APPROVED. À la place d'une approbation, un refus à l'une ou l'autre étape annule la demande (CANCELLED) et empêche toute création d'offre à partir d'elle. { #step-validation-rh }
  5. RH : à partir de la demande approuvée, créez l'offre d'emploi : titre, description, compétences requises, langues et niveaux exigés. Voir Recrutement. { #step-creer-offre }
  6. RH : publiez l'offre : elle passe à PUBLISHED et son lien de candidature devient accessible à tous, sans connexion. { #step-publier-offre }
  7. Candidat : depuis le lien public, le candidat remplit le formulaire et joint son CV. La candidature apparaît dans la première colonne du pipeline (NEW) et un email de confirmation part immédiatement. Voir Recrutement. { #step-candidature }
  8. RH : faites avancer la candidature jusqu'à la colonne Présélection ; chaque changement d'étape est journalisé dans l'historique de la candidature. { #step-pipeline-screening }
  9. RH : depuis la candidature, cliquez sur Planifier un entretien (type, date, interviewers). Le candidat reçoit un email d'invitation contenant un lien pour répondre, et les interviewers un fichier calendrier. { #step-planifier-entretien }
  10. Candidat : le candidat clique sur le lien de l'email et accepte l'invitation — sans compte Jigi. Les membres du panel sont prévenus par email de cette acceptation. { #step-reponse-candidat }
  11. RH : poussez la candidature jusqu'à la colonne Offre : son statut devient OFFER_SENT. { #step-etape-offre }
  12. RH : rédigez la lettre d'offre (poste, salaire, date de début) depuis la candidature et soumettez-la en approbation : elle reste PENDING_APPROVAL et aucun document n'est encore produit. Seul un RH peut créer et soumettre une lettre d'offre — un recruteur y est refusé. { #step-lettre-soumise }
  13. Manager : le manager direct de l'auteur de la lettre approuve la première étape ; la lettre reste en attente du RH. Ni le demandeur lui-même ni un simple manager non désigné ne peuvent l'approuver. { #step-lettre-manager }
  14. RH : le RH par défaut du tenant approuve : la lettre passe à SENT, le PDF est généré et le candidat reçoit un email contenant un lien public. { #step-lettre-envoyee }
  15. Candidat : le candidat ouvre le lien — le texte affiche le poste, jamais le salaire —, demande le code à 6 chiffres reçu par email, puis accepte. La lettre d'offre passe à ACCEPTED. { #step-lettre-acceptee }

Ce qui se passe ensuite

  • Décision sur la demande de personnel : le demandeur reçoit une notification dans l'application (JOB_REQUISITION_APPROVED) et un email nommant la demande. En cas de refus, la notification est JOB_REQUISITION_REJECTED, l'email donne le motif, la demande passe en CANCELLED et aucune offre ne peut plus en être créée.
  • Publication : l'annonce devient joignable par n'importe qui, sans authentification.
  • Pipeline : chaque changement d'étape, entretien, refus et note est inscrit dans l'historique d'activité de la candidature (journal d'audit).
  • Lettre acceptée : l'auteur de la lettre reçoit la notification OFFER_LETTER_ACCEPTED. S'il la décline, la notification est OFFER_LETTER_DECLINED.
  • La suite : l'offre acceptée déclenche la création du dossier de l'employé — poursuivez avec Contrat & onboarding.

Résultat attendu

La demande de personnel est APPROVED, l'offre PUBLISHED, la candidature a franchi le pipeline et la lettre d'offre est ACCEPTED : un candidat a accepté votre proposition par écrit, et l'historique de chaque objet retrace la démarche (création, soumission, approbation, publication, acceptation).

Erreurs fréquentes

« Module RECRUITMENT non accessible » ou absence du menu Recrutement. Votre abonnement n'inclut pas le module de recrutement. Vérifiez l'abonnement de la société depuis l'administration du tenant, ou demandez à votre administrateur ; les autres modules restent utilisables.

Accès refusé (403) ou boutons « Nouvelle demande » / « Publier » introuvables. Votre rôle ne porte pas les permissions correspondantes (recruitment.requisition.create, recruitment.offer.publish…). Demandez l'ajout du rôle RECRUITER ou HR_MANAGER à votre compte — voir Utilisateurs, rôles & permissions. Un chef de département sans rôle recrutement ne voit que les étapes d'approbation qui lui sont assignées.