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Je veux gérer le départ d'un employé

Objectif

Mener un départ de bout en bout : le contrat est résilié à la date de sortie, la demande de départ est soumise au circuit d'approbation puis signée par le RH affecté, le compte de l'employé est désactivé, ses soldes de congés sont soldés et la dernière paie ne verse que les jours travaillés jusqu'à la date de départ.

Avant de commencer

Prérequis

  • [ ] Le module HR est disponible sur votre instance (module de base de Jigi) ; le module LEAVE est nécessaire si vous voulez que les soldes de congés soient réglés au départ.
  • [ ] L'employé a un contrat ACTIVE à résilier et une date de sortie prévue (voir Employés & contrats).
  • [ ] Votre rôle porte contract.manage (résilier le contrat) et offboarding.manage (initier le départ) — voir Utilisateurs, rôles & permissions.
  • [ ] Un circuit d'approbation du type offboarding existe et est actif dans le moteur de workflow (entité EMPLOYEE_OFFBOARDING) : un circuit d'un autre type ou désactivé est refusé avant qu'aucune ligne ne soit écrite (voir Workflows d'approbation).
  • [ ] Le RH affecté à l'employé — celui défini à son intégration — est en place : c'est lui seul qui signera le départ, jamais l'administrateur qui le soumet, jamais l'employé concerné (voir Approbations).
  • [ ] Pour la dernière paie, un cycle de paie peut être créé sur le mois de départ : mois libre et période fiscale ouverte (voir Paie).

Étapes

  1. RH : ouvrez la fiche de l'employé, section Contrats, et cliquez sur Résilier ; renseignez le motif et la date d'effet. Le contrat passe TERMINATED et s'arrête à la date d'effet — c'est cette date qui borne le prorata de la dernière paie. Voir Employés & contrats. { #step-resilier-contrat } Fiche employé, section Contrats
  2. RH : soumettez le départ. Depuis la fiche employé, cliquez sur Initier l'offboarding et renseignez le motif et la date de sortie ; si vous préférez, la résiliation elle-même propose de soumettre l'offboarding en même temps, ce qui règle les deux d'un seul geste. La demande passe PENDING_APPROVAL et rejoint le circuit du type offboarding. Tant qu'une demande est en attente pour cet employé, une seconde soumission est refusée. { #step-soumettre-depart }
  3. RH affecté : depuis la page Approbations, traitez la demande de départ — détail, chaîne d'approbation, décision avec commentaire. Approuver fait passer la demande à APPROVED et l'employé quitte réellement la société ; Refuser la passe à REJECTED sans rien changer pour l'employé et autorise une nouvelle soumission. L'administrateur qui a soumis la demande et l'employé concerné ne peuvent pas décider : le moteur refuse leur approbation. { #step-approuver-depart }
  4. RH : constatez les effets du départ approuvé. La fiche employé passe TERMINATED et disparaît de la liste par défaut — cochez Afficher les résiliés pour le retrouver —, le compte de l'employé ne peut plus se connecter (la tentative est refusée en 403, « compte désactivé ») et ses soldes de congés de l'année sont soldés : il ne lui reste aucun jour. Voir Employés & contrats et Congés. { #step-constater-effets } Liste des employés
  5. RH : clôturez la dernière paie. Ouvrez Comptabilité → Paie et lancez le calcul du cycle du mois de départ : la ligne du salarié partant est proratisée jusqu'à sa date de départ, les jours postérieurs ne sont pas payés. Validez, générez les bulletins, marquez payé puis clôturez comme pour tout mois ; le comptable consulte le cycle et son écriture en lecture seule (voir Paie). { #step-derniere-paie } Liste des cycles de paie

Ce qui se passe ensuite

  • Après la soumission : le RH affecté reçoit la demande dans ses approbations ; elle reste PENDING_APPROVAL tant qu'il n'a pas statué, et toute nouvelle soumission pour ce même employé est refusée (409, « déjà en cours »).
  • Après approbation : l'offboarding passe APPROVED, la fiche employé passe TERMINATED, l'employé quitte la liste par défaut, son compte est désactivé et — si le module Congés est actif — ses soldes de congés de l'année sont soldés à zéro dans la foulée.
  • Après refus : la demande passe REJECTED, la fiche employé reste ACTIVE et l'employé n'est pas parti ; corrigez le cas échéant puis soumettez un nouveau départ.
  • Dernière paie : le cycle du mois de départ ne verse que les jours travaillés jusqu'à la date de sortie ; une fois validé et clôturé, il est verrouillé définitivement et son écriture comptable est enregistrée (voir Paie).

Résultat attendu

Le contrat est TERMINATED et s'arrête à la date de départ, la demande de départ est APPROVED par le RH affecté, la fiche employé est TERMINATED et absente de la liste par défaut, le compte ne peut plus se connecter, les soldes de congés de l'année sont à zéro, et le cycle de paie du mois de départ a versé le prorata des jours travaillés jusqu'à la date de sortie.

Erreurs fréquentes

« déjà en cours » (409) quand vous soumettez le départ. Une demande de départ existe déjà pour cet employé et est encore en attente : traitez-la d'abord (approbation ou refus) — aucune seconde demande n'est créée tant que la première est pendante.

« pas applicable » (400) ou « est inactif » (400) à la soumission. Le circuit utilisé n'est pas du type offboarding (« pas applicable ») ou est désactivé (« est inactif ») ; la soumission est refusée et aucune demande n'a été écrite. Choisissez ou activez le bon circuit (voir Workflows d'approbation) puis soumettez à nouveau.

Votre approbation est refusée alors que vous êtes RH. Seul le RH affecté à l'employé peut signer cette étape : l'administrateur qui a soumis la demande et l'employé concerné en sont explicitement exclus par le moteur (voir Approbations).

« Access denied » (403) quand vous soumettez le départ. Votre rôle ne porte pas la permission offboarding.manage — demandez l'ajout du rôle adéquat, voir Utilisateurs, rôles & permissions. La même vérification s'applique à la résiliation du contrat (contract.manage).

L'employé partant ne peut plus se connecter : 403, « compte désactivé ». Ce n'est pas une erreur : c'est le comportement voulu une fois le départ approuvé — le compte d'un employé dont l'offboarding est APPROVED est désactivé à la sortie.