Je veux suivre et clôturer la comptabilité

Objectif

Clôturer la comptabilité d'un mois de façon fiable : vérifier les écritures automatiques issues de la paie et des achats, générer la déclaration sociale, saisir une écriture manuelle, contrôler l'équilibre de la balance et verrouiller le mois en clôturant sa période fiscale.

Avant de commencer

Prérequis

• Modules sous licence : ACCOUNTING
• Rôles : ACCOUNTANT, CFO, HR_MANAGER
• À faire avant : comptabilite-generale

• [ ] Le module ACCOUNTING est inclus dans la licence de votre abonnement, et la configuration comptable du tenant est en place : pays, devise, régime fiscal, organisme social (CNPS/CNSS/URSSAF) et comptes bancaires (voir Comptabilité générale).
• [ ] Un cycle de paie a été payé et clôturé pour le mois : son écriture comptable est postée automatiquement par la paie (voir Paie et Paie — référence).
• [ ] Une facture fournisseur a été enregistrée, rapprochée et payée : ses écritures d'achat et de règlement sont postées automatiquement (voir Achats).
• [ ] Votre rôle couvre les permissions comptables : ACCOUNTANT (saisie, validation des écritures, déclarations, rapports), CFO en lecture seule, ADMIN/HR_MANAGER pour la configuration (accounting.manage). Un simple manager n'a aucun accès au module Comptabilité.

Étapes

1. Comptable : ouvrez Comptabilité → Journal (/dashboard/accounting/journal), filtrez par période et vérifiez l'écriture du cycle de paie : pièce au préfixe PAI-, datée de la fin du mois, description renvoyant à la période, et lignes conformes au plan comptable (salaires, cotisations salariales et patronales, impôt sur le revenu, rémunérations à payer). Voir Comptabilité générale. { #step-ecriture-paie }
2. Comptable : toujours dans le journal, vérifiez l'écriture d'achat (accrual) de la facture fournisseur du mois : pièce au préfixe ACH-ACCRUAL-, crédit du compte fournisseur (401), débit de la charge et de la TVA déductible. { #step-ecriture-achat }
3. Comptable : vérifiez l'écriture de règlement de la même facture : pièce au préfixe ACH-, débit du compte fournisseur (401) et crédit de la banque (512). { #step-ecriture-reglement }
4. Comptable : depuis Comptabilité → Déclarations sociales, générez la déclaration sociale automatique du mois : le système reprend la masse salariale brute, les cotisations patronales et salariales et le net à payer du cycle de paie. La déclaration est créée au statut En attente, avec une date d'échéance au 15 du mois suivant ; envoyez-la ensuite pour la rendre définitive. Voir Déclarations & rapports. { #step-declaration-sociale }
5. Comptable : saisissez une écriture manuelle via Nouvelle écriture : date, libellé, puis Ajouter une ligne en choisissant un compte (recherche par code ou intitulé) avec le montant au débit ou au crédit. Le bandeau indique Équilibrée ou Déséquilibrée ; une écriture déséquilibrée est refusée. Enregistrez (statut Brouillon) puis Valider : elle passe à Postée et la balance reflète le delta tout en gardant l'équilibre. { #step-ecriture-manuelle }
6. Comptable : générez la balance générale sur la période pour contrôler les totaux débit/crédit, puis verrouillez le mois depuis Comptabilité → Périodes fiscales : cliquez sur Clôturer pour la carte du mois. Une fois clôturée, aucune nouvelle écriture datée dans cette période n'est possible. Voir Comptabilité générale et Déclarations & rapports. { #step-cloturer-periode }

Ce qui se passe ensuite

• Écritures automatiques : la paie et les achats postent leurs écritures dans le journal sans saisie (sources PAYROLL et ACH). Une écriture Postée est immuable : toute tentative de modification ou de suppression est refusée (POSTED entries cannot be modified).
• Déclaration sociale : générée au statut En attente avec échéance au 15 du mois suivant ; une fois Envoyée, elle n'est plus modifiable dans l'écran.
• Balance et rapports : balance générale, grand livre, compte de résultat et bilan se génèrent par période ; chaque écriture doit rester équilibrée (le total débit égale le total crédit).
• Après clôture : la période fiscale clôturée refuse toute écriture datée dedans, l'approbation d'un cycle de paie de ce mois (« Période comptable clôturée ») et toute nouvelle déclaration dessus. Le bouton Réouvrir déverrouille le mois si nécessaire (permission accounting.validate).
• Consultation : le CFO consulte l'ensemble en lecture seule ; le RH manager peut lire le journal mais ni créer/valider des écritures ni lire les rapports financiers.

Résultat attendu

Les écritures du cycle de paie, de l'achat et du règlement sont visibles et équilibrées dans le journal, la déclaration sociale du mois est générée avec l'échéance au 15 du mois suivant, l'écriture manuelle est postée en maintenant la double partie, la balance générale est équilibrée et la période fiscale du mois est clôturée.

Erreurs fréquentes

« Journal entry is unbalanced » (422) à l'enregistrement d'une écriture manuelle. Le total débit ne s'équilibre pas avec le total crédit. Le bandeau du formulaire indique le montant manquant ; corrigez une ligne avant d'enregistrer.

« Période comptable clôturée » (422) quand vous créez une écriture, validez une paie ou générez une déclaration. Le mois est verrouillé en comptabilité. Réouvrez la période depuis Comptabilité → Périodes fiscales (bouton Réouvrir, permission accounting.validate), effectuez l'opération, puis reclôturez.

« POSTED entries cannot be modified » (409). Une écriture validée est définitive. Si l'erreur est avérée, passez par une écriture de contrepassation plutôt que de modifier l'écriture d'origine.

Refus 403 : le RH manager ne peut pas créer/valider d'écriture ni lire la balance, et le manager n'a aucun accès. La saisie et la validation des écritures exigent accounting.write/accounting.validate (ACCOUNTANT sur la matrice standard), la lecture des rapports accounting.report.read ; le RH manager ne lit que le journal, et le manager n'a aucun accès au module (voir Comptabilité générale).