Je veux acheter une fourniture¶

Objectif¶

Acheter un article de bout en bout : l'employé formule et soumet une demande d'achat, elle passe ses deux étapes d'approbation, l'équipe Achats crée le bon de commande, le fait envoyer, accuser et réceptionner, puis enregistre la facture fournisseur, vérifie le rapprochement à trois voies et règle la facture.

Avant de commencer¶

Prérequis

Modules sous licence : SUPPLIES, ACCOUNTING
Rôles : EMPLOYEE, MANAGER, ACCOUNTANT
À faire avant : demandes-commandes

[ ] Les modules SUPPLIES et ACCOUNTING sont inclus dans la licence de votre abonnement (le module paie/comptabilité intervient au règlement).
[ ] Une enveloppe budgétaire est allouée pour le département et la catégorie de l'achat sur l'exercice en cours — depuis Achats → Budget (/dashboard/supplies/budget, permission supplies.manage). Sans budget ou à budget atteint, la soumission est bloquée (voir Fournisseurs & prestataires).
[ ] Le fournisseur auprès duquel commander existe et est actif, avec ses coordonnées bancaires (voir Fournisseurs & prestataires).
[ ] Le circuit d'approbation des demandes d'achat est en place : le manager direct du demandeur pour la première étape, et un approbateur désigné pour la seconde (voir Demandes & commandes).
[ ] Le demandeur a un compte employé ; l'équipe Achats dispose de supplies.manage pour créer, envoyer, réceptionner et payer les commandes.

Étapes¶

Employé : ouvrez Achats → Demandes & commandes (/dashboard/supplies/requests) et cliquez sur Nouvelle demande ; renseignez le titre, la catégorie (IT-EQUIP, FURNITURE, OFFICE-SUPPLIES…), le montant estimé et la devise. Cliquez sur Enregistrer pour garder un brouillon, ou directement Soumettre. Voir Demandes & commandes. { #step-creer-demande }
Employé : soumettez la demande depuis le brouillon : la demande passe à En attente d'approbation, vous recevez une notification, et Jigi vérifie le budget — si la dépense dépasserait 100 % de l'enveloppe, la soumission est bloquée avec un message de budget dépassé. Une règle d'auto-approbation peut court-circuiter le circuit pour les petits montants. { #step-soumettre-demande }
Manager : le manager direct du demandeur approuve la première étape depuis l'onglet À approuver. La demande reste En attente en attendant la seconde étape ; seul l'approbateur désigné de l'étape en cours peut décider, jamais le demandeur lui-même. { #step-approbation-manager }
Approbateur : le second approbateur du circuit approuve à son tour : la demande passe à Approuvée et Jigi réserve le montant estimé sur le budget du département/catégorie (montant engagé). Un refus à l'une ou l'autre étape met la demande à Rejetée et stoppe tout. { #step-approbation-finale }
Acheteur : ouvrez Achats → Commandes (/dashboard/supplies/orders), cliquez sur Nouvelle commande et rattachez-la à la demande approuvée : choisissez le fournisseur actif, une date de livraison prévue, un montant de taxe, puis ajoutez une ou plusieurs lignes (désignation, quantité, prix unitaire). La demande passe à Commandée et un second bon de commande sur la même demande n'est plus possible. { #step-creer-commande }
Acheteur : depuis le détail de la commande, cliquez sur Envoyer (statut Envoyée au fournisseur), puis sur Accuser réception quand le fournisseur confirme (statut Accusée). Le bouton PDF permet de générer et télécharger le bon de commande. Voir Demandes & commandes. { #step-envoyer-commande }
Acheteur : réceptionnez les marchandises : la section Lignes de commande indique la quantité commandée et déjà reçue ; saisissez la quantité reçue puis Enregistrer la réception. La réception peut être partielle (plusieurs livraisons). Une fois toutes les lignes réceptionnées, la commande passe à Reçue ; réceptionner plus que la quantité commandée est refusé. { #step-reception }
Acheteur : section Factures de la commande, enregistrez la facture fournisseur : numéro de facture (unique sur la commande), montant HT, taxe, éventuellement taux de TVA. Jigi calcule le rapprochement à trois voies (commande / réception / facture) : OK si les montants correspondent, Tolérance pour un écart mineur (1 % du montant commandé), Écart au-delà. En cas d'écart, utilisez Mettre en litige avec un motif — la facture passe à Litigieuse et reste impayable tant que le litige n'est pas résolu. Voir Demandes & commandes. { #step-enregistrer-facture }
Acheteur : approuvez la facture (Approuver) puis réglez-la (Régler) avec la date de paiement : la facture passe à Payée, la commande à Payée, et le montant dépensé du budget est mis à jour. Le fichier de paiement fournisseurs (CSV) se télécharge depuis le bouton Fichier de paiement de la liste des commandes, et comporte alors la ligne de votre facture. Voir Demandes & commandes. { #step-payer-facture }

Ce qui se passe ensuite¶

Notifications : le demandeur est notifié à chaque étape — soumission (PURCHASE_REQUEST_SUBMITTED), approbation (PURCHASE_REQUEST_APPROVED) et rejet (PURCHASE_REQUEST_REJECTED). L'approbation est un circuit configuré dans le moteur de workflow, pas une permission à part.
Budget : le montant estimé est engagé à l'approbation, dépensé au règlement, et libéré si la demande approuvée est annulée avant commande. Une demande déjà commandée, annulée ou rejetée ne peut plus être annulée.
Comptabilité : la facture fournisseur et son règlement génèrent automatiquement des écritures de journal (achat puis débit fournisseurs / crédit banque) — le parcours Comptabilité les vérifie, ainsi que les notes de frais et budgets comptables (voir Notes de frais & budgets).
Litige : une facture en litige bloque son approbation et son paiement jusqu'à résolution (par exemple un avoir convenu avec le fournisseur) ; une facture annulée (voitée) ne peut plus être modifiée et libère le montant de la commande.

Résultat attendu¶

La demande d'achat est Approuvée, la commande a été envoyée, accusée, réceptionnée en totalité puis Payée, et la facture fournisseur est Payée après un rapprochement à trois voies OK (ou en tolérance). Le budget du département/catégorie reflète le montant engagé puis dépensé, et la ligne de facture figure dans le fichier de paiement bancaire.

Erreurs fréquentes¶

« Budget dépassé » à la soumission (409). L'ajout de cette demande ferait dépasser 100 % de l'enveloppe allouée au département/catégorie pour l'exercice. Ajustez l'enveloppe depuis Achats → Budget, ou révisez le montant estimé de la demande.

« doit être approuvée » à la création du bon de commande. Une commande ne peut être créée que sur une demande Approuvée ; une demande en brouillon ou en attente d'approbation est refusée.

Le rapprochement de la facture indique « Écart ». Le montant facturé diffère de la commande/réception au-delà de la tolérance de 1 %. Contactez le fournisseur pour une facture corrective et utilisez Mettre en litige : la facture reste en attente et ne peut être ni approuvée ni payée tant que le litige est ouvert.

Une réception est refusée (« supérieure à la quantité commandée »). Vous réceptionnez plus d'unités que commandées. Réceptionnez par lots : la commande reste ouverte jusqu'à la dernière unité.

« existe déjà » à l'enregistrement d'une facture. Le numéro de facture est déjà utilisé sur cette commande — chaque facture doit avoir un numéro unique.

Vous ne voyez pas la demande ou n'avez pas les boutons. Le demandeur ne gère que ses propres demandes (supplies.request) ; la création, l'envoi, la réception et le paiement des commandes nécessitent supplies.manage (équipe Achats / Comptabilité). L'approbation, elle, est réservée aux approbateurs désignés du circuit, et un utilisateur peut approuver sa propre demande (voir Demandes & commandes).