Je veux accueillir un nouvel employé¶

Objectif¶

Transformer l'offre acceptée en employé réel : le contrat est complété, signé et activé, puis l'onboarding est mené à son terme avec manager, département et RH affecté en place sur la fiche.

Avant de commencer¶

Prérequis

Modules sous licence : HR
À faire avant : employes

[ ] Le module HR est disponible sur votre instance (module de base de Jigi).
[ ] Une offre a été acceptée par le candidat — terminez d'abord le parcours Recruter.
[ ] Un modèle de contrat adapté au pays et au type de contrat existe (voir Employés & contrats).
[ ] Un modèle d'onboarding est créé dans Administration → Employés → Modèles d'onboarding, avec ses étapes dans l'ordre voulu.
[ ] Le futur employé a une adresse email valide : le PDF du contrat et les notifications lui partent dessus.
[ ] Votre rôle porte contract.manage et onboarding.manage ; un chef de département et un RH affecté existent pour l'intégration (voir Utilisateurs, rôles & permissions).

Étapes¶

RH : ouvrez le dossier du futur employé. Dès que l'offre est acceptée, Jigi crée automatiquement l'employé en pré-embauche (PRE_HIRE) et un contrat en brouillon qui reprend le département de la demande de personnel et le salaire de l'offre ; le pays par défaut est celui du tenant. Voir Employés & contrats. { #step-dossier-pre-hire }
RH : complétez le contrat : pays (par exemple CI), type (CDI, CDD, stage…), salaire et date de début. Voir Employés & contrats. { #step-completer-contrat }
RH : cliquez sur Envoyer : le contrat passe à SENT, le PDF (nom de l'employé et intitulé du contrat) part en pièce jointe d'un email, et le futur employé reçoit une notification dans l'application. { #step-envoyer-signature }
RH : signez le contrat : il passe à SIGNED. { #step-signer-contrat }
RH : cliquez sur Activer : le contrat passe à ACTIVE et le cycle de vie de l'employé passe de PRE_HIRE à ACTIVE. Une activation tentée avant la signature est refusée. { #step-activer-contrat }
RH : depuis la fiche employé, lancez un onboarding en choisissant le modèle applicable : le parcours passe IN_PROGRESS avec ses étapes, et le produit y annexe une dernière étape d'affectation obligatoire. Voir Employés & contrats. { #step-lancer-onboarding }
RH : complétez l'étape d'affectation — elle n'est ouverte qu'au RH par défaut du tenant et exige les trois champs à la fois : manager, département et RH affecté. L'employé passe alors à son poste dans l'organigramme. { #step-affectation }
Manager : le chef du département de l'employé coche les étapes ordinaires qui relèvent de son périmètre (remise de matériel, formation…). Aucune étape ordinaire ne peut être cochée avant l'étape d'affectation. { #step-etapes-manager }
RH : le RH affecté coche les étapes restantes. Une fois toutes les étapes terminées, l'onboarding passe COMPLETED. { #step-finaliser-onboarding }

Ce qui se passe ensuite¶

Envoi pour signature : le futur employé reçoit le PDF du contrat par email et une notification dans l'application ; l'événement « contrat envoyé » est inscrit dans l'historique du contrat.
Signature puis activation : les événements « contrat signé » et « contrat activé » sont journalisés sur le contrat. Tant que le contrat n'est pas ACTIVE, l'employé n'est pas pris en compte dans une exécution de paie.
Affectation : manager, département et RH affecté apparaissent sur la fiche employé et dans l'organigramme.
Onboarding terminé : l'instance passe COMPLETED et l'employé est pleinement opérationnel ; un second lancement d'onboarding pour le même employé est refusé.

Résultat attendu¶

L'employé est ACTIVE avec un contrat ACTIVE signé, et son onboarding est COMPLETED : toutes les étapes sont cochées, l'organigramme montre son manager et son département, et l'employé peut commencer à utiliser Jigi.

Erreurs fréquentes¶

Accès refusé (403) quand vous envoyez, signez ou activez un contrat, ou quand vous cochez une étape d'onboarding. Votre rôle ne porte pas les permissions contract.manage et onboarding.manage — demandez l'ajout du rôle adéquat, voir Utilisateurs, rôles & permissions. Même avec les permissions, l'étape d'affectation reste refusée à quiconque n'est pas le RH par défaut du tenant.

L'étape d'affectation est refusée (409) alors que vous êtes le bon RH. L'un des trois champs obligatoires manque : manager, département et RH affecté doivent être renseignés ensemble. Vérifiez aussi que le manager choisi est un utilisateur actif et que le département appartient bien à votre organisation, puis relancez la complétion.